临风听暮蝉12 / 商务接待 / 商业活动中如何做好嘉宾接待工作? -

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2011-04-12  沙龙国际游戏登入
一、特殊来宾接待
需搞清楚以下问题

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特殊来宾有多少人(正确职务)?他们启程和抵达的精确时间表?是否有陪同人员?入住酒店?入住时间和离开时间?
特殊来宾的级别是否有差别?他们是否要求乘坐不同档次的车辆?
特殊来宾的行程安排(活动当天),北京太阳城哪里开户?:征求本人或随从的意见;活动前是否观看场地并参加彩排?
由谁接待?期间是否有其他安排?(会议?用餐?)
特殊来宾的活动文件夹准备:简易流程、讲话稿、行程提醒


二、来宾接待
1、机场接待
,当来宾准备赶赴机场时,接待工作已经开始:

来宾是否拿到了正确的机票?来宾是否方便抵达机场?
当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续?
来宾是否知道下飞机后应该如何做?
突发情况处理:航班延误、个别来宾迟到
当来宾走下飞机后:确保第一时间知道接站人位置

2、班车接送

在班车等候时间不能超过30分钟;
在班车行程中为来宾播放轻松音乐。
突发情况处理:班车损坏、部分来宾延误、班车迷路

3、接待区接待

当来宾抵达接待区时:确保第一时间看到接待人员和接待指示牌。
预估每批来宾人数,保障足够的接待人力。
如果是入住酒店,最好提前拿到所有来宾入住房间,以节省来宾登记时间,并在登记完成后交酒店总台。
在接待区预备休息区。
如果是直接进入会场,应准备存衣处、行李寄存处,并有专人管理,预备存衣牌。
突发情况处理:因交通原因突然导致来宾人数剧增

4、来宾登记

应注意了解:
活动的日程安排;
活动所需佩戴证件及使用要求;
活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置;
何时可以离开?离开机票领取的时间和方式;
来程时的费用报销时间、地点、方式;
离开时是否有班车接送?
用餐时间、地点?用餐凭证?

5、入住房间细节

当来宾进入酒店房间休息:
准备小型欢迎卡;确保来宾能够迅速联络接待人员。
是否需要提前清空房间内的收费物品?
房间内是否需要准备鲜花及水果?
房间内应准备当地旅游手册及地图。

6、来宾行走线路现场勘察:
场地有多少入口?是否可以确保来宾从指定入口进入?
来宾人数有多少?是否能够及时顺畅地通过入口?
入口是否需要铺设红地毯?
在抵达会场途中是否要穿越其他场地?是否有明确方向指示?
来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置?
不同类别的来宾是否需要分别设定入口?
是否有来宾需要特别休息室?

 

总之,一要要让来宾清楚他下一步要做什么或者得到什么(除了小惊喜),人都怕未知,心里有底,自然从容不迫。

           二要让来宾感觉到接待工作的周到和细致,这两个要求可不容易达成呀!

           三如果能够有些细节能够打动来宾或者引起情感上的共鸣,则接待工作已入佳境。

先想到他想到的,再想到他没想到的,你就离一次出色的接待不远了。

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